Amikor valaki kilép, a munkáltatónak öt munkanapja van rendezni a papírokat. Felmondás esetén az utolsó munkában töltött naptól, egyéb esetben a munkaviszony megszűnésétől számítva. Ez rövid idő, főleg ha a kilépés hirtelen jön – és a csúszás nem a volt munkavállalón csattan, hanem a cégen.
Ebben az írásban végigvesszük, mit kell kiadni 2026-ban, mi változott az elmúlt két évben, és a végén ott a checklist, amit kinyomtatva ki lehet pipálni.
Ami 2024 óta megváltozott: egy igazolás a sok helyett
Ha valaki évekkel ezelőtti emlékek alapján állítja össze a kilépő csomagot, nagy eséllyel elavult listával dolgozik. 2024. január 1-jétől a korábbi külön igazolásokat – köztük az álláskeresési járadékhoz kiállított igazolólapot – egyetlen egyesített foglalkoztatási igazolás váltotta ki.
2026. január 1-jétől pedig bővült ennek az adattartalma: fel kell tüntetni a munkaviszony megszűnését megelőző három évben igénybe vett, 30 napot meghaladó fizetés nélküli szabadságok kezdő és befejező időpontját is. Ez az a pont, ahol a legtöbb régi sablon hibázik.
Milyen kilépő papírokat kell kiadni a munkavállalónak?
- Foglalkoztatási igazolás. A központi „kilépőpapír”, amely a munkaviszony adatait és a jogosultságokhoz szükséges információkat tartalmazza.
- NAV adatlap a jövedelemről és a levont adóelőlegről. Ezt a következő munkáltató kéri majd, enélkül nem tudja helyesen számfejteni a bért.
- Szabadságelszámolás. Mennyi szabadság járt, mennyit vett ki, mi marad pénzben elszámolandó.
- Utolsó bérlap és az elszámolás. Az utolsó havi bér, a szabadságmegváltás és minden egyéb járandóság tételesen.
- Adatlap végrehajtás esetén. Ha volt letiltás a bérből, a következő munkáltatónak tudnia kell róla.
- Munkáltatói igazolás, ha a munkavállaló kéri – például hitelügyintézéshez.
A járandóságokat ugyanebben az öt munkanapos határidőben ki is kell fizetni. A papír és a pénz együtt jár.
Kilépési checklist – nyomtasd ki, és pipáld ki
| Teendő | Ki intézi | Mikorra |
|---|---|---|
| Utolsó munkanap rögzítése, jelenléti adatok lezárása | munkáltató | utolsó nap |
| Ki nem adott szabadság megállapítása | munkáltató + könyvelő | utolsó nap |
| Végelszámolás: utolsó bér, szabadságmegváltás, egyéb járandóság | könyvelő | 5 munkanap |
| Foglalkoztatási igazolás kiállítása (30 napon túli fizetés nélküli szabadságokkal) | könyvelő | 5 munkanap |
| NAV adatlap a jövedelemről és adóelőlegről | könyvelő | 5 munkanap |
| Végrehajtási adatlap, ha volt letiltás | könyvelő | 5 munkanap |
| Kijelentés a NAV felé | könyvelő | jogszabályi határidőben |
| Bér és járandóságok utalása | munkáltató | 5 munkanap |
| Iratok átadása igazolható módon | munkáltató | 5 munkanap |
Három hiba, amit a gyakorlatban a leggyakrabban látunk
- A jelenléti adat késve érkezik. Ha az utolsó napok adatai csak a határidő után jutnak el a bérszámfejtéshez, az elszámolás csúszik. A havi bérszámfejtési folyamatban ez ugyanaz a szűk keresztmetszet, csak kilépéskor nincs mód javítani a következő hónapban.
- Elavult sablon. A 2024 előtti igazoláskészlet ma már nem jó, és a 2026-os adatbővülés is kimarad belőle.
- A szabadság elszámolása marad utoljára. Pedig ez határozza meg a végösszeget, és ehhez kell a legtöbb egyeztetés.
Mit érdemes előre lefektetni?
A kilépés ritkán tervezhető, a folyamat viszont igen. Érdemes előre rögzíteni, ki jelzi a kilépést a bérszámfejtésnek, milyen csatornán, és meddig. Ha ez megvan, az öt munkanap bőven elég.
Nálunk ez a bérszámfejtés kiszervezése szolgáltatás része: a kilépő iratokat mi állítjuk össze, a munkáltatói döntés és az utalás pedig a cégnél marad. Ha kérdése van a saját helyzetéről, keresse szegedi könyvelőirodánkat.
Ez a cikk tájékoztatás, nem személyre szabott jogi tanácsadás. A konkrét eset megítéléséhez a munkaviszony részletei is kellenek.