A könyvelő minden cég életében az egyik legfontosabb szereplő: az ő közreműködésével mennek gördülékenyen a dolgok. Nagyon sok múlik azon, melyik irodát bízza meg a feladattal — de legalább annyi múlik azon, hogyan működik együtt vele.
A legfontosabb a bizalom. Az együttműködés viszont csak akkor lesz gyümölcsöző, ha ez a bizalom kölcsönös. A cél ugyanaz: olyan céget működtetni, amely folyamatosan növekszik, hasznot termel, és közben betartja a pénzügyi és adóügyi jogszabályokat.
Ebben a cikkben azt szedtük össze, mit tehet Ön azért, hogy a könyvelés zökkenőmentes legyen. Nem szívesség kérdése: minden itt felsorolt dolog a saját pénzét és idejét védi.
Hogyan rendezze a bizonylatokat?
A napi munka során — bármilyen tevékenységről is legyen szó — több-kevesebb számlát adunk és kapunk. Mivel a könyvelő általában havonta egyszer viszi el az anyagot, ezeket a számlákat addig is kezelni kell valahogy.
Ha meg szeretné könnyíteni a könyvelője munkáját — ami végül Önnek is jó —, a havi anyagot már eleve szortírozva gyűjtse:
- Bejövő (szállítói) számlák — amit Ön kap a vásárlásai és költségei fejében.
- Kimenő (vevő-) számlák — amit Ön állít ki, és az ügyfelei egyenlítenek ki.
Érdemes ezen belül fizetési mód szerint is bontani: külön a készpénzes és külön az utalásos bizonylatokat. Ez az a néhány perc, ami a szegedi könyvelőnél órákat spórol — és a hó végi kapkodást szünteti meg.
Ha az átadott számlákat egy egyszerű táblázatban is rögzíti, akkor egyetlen bizonylat sem keveredik el, és nincs vita arról, kinél maradt. Nem kell hozzá könyvelői program: egy dátum, egy partner, egy összeg és egy „átadva” jelölés elég.
A szigorú számadású bizonylatokra külön figyeljen
A saját számlái szigorú számadású bizonylatok, ezért szabályosan nyilván kell tartani őket. Ez kifejezetten vonatkozik a készpénzes számlatömbökre — főleg akkor, ha több munkavállalónál is van ilyen tömb.
Amit érdemes vezetni: melyik tömb kinél van, milyen sorszámtól meddig, és mi történt az elrontott, áthúzott példányokkal. Az elrontott számla is a nyilvántartás része — nem szabad kidobni.
Mikor szóljon a könyvelőjének? Előre, ne utólag
A megbízott könyvelőirodával a kapcsolattartás nem havi, hanem folyamatos. Nemcsak azért, mert sokszor fordul hozzájuk tanácsért, hanem mert a céget érő bármilyen változást minél előbb a tudomásukra kell hozni.
A legjobb, ha már akkor tájékoztatja a könyvelőjét a várható változásokról, amikor még csak tervezi azokat. Így később csak jelezni kell, amikor a helyzet beélesedik — és nem utólag kell megoldást keresni valamire, ami már megtörtént.
Ez a különbség az előre kért tanács és a kármentés között:: ugyanaz a szakember, csak az egyik esetben van még választása.
Amit mindenképp jelezzen előre
- Munkavállaló belépése. A bejelentés határideje a munkavégzés megkezdéséhez kötődik — ez nem érhet rá a hó végi bérszámfejtésre.
- Munkavállaló kilépése, nyugdíjba vonulása. A ki nem vett szabadság és az utolsó bér elszámolása külön számítás.
- Babavárás, tartós betegség. Ezek a jogosultságokat és a bérszámfejtést is érintik.
- Nagyobb beruházás — új telephely, gépjármű, gép. Az időzítés és a beszerzés módja adózási kérdés is, nem csak pénzügyi.
- Új tevékenység vagy új piac. Ha másfajta szolgáltatást indít, vagy külföldre is számláz, az az adózási megítélést változtatja meg.
- Bérváltozás. Írásos szerződésmódosítás nélkül a bérszámfejtés a régi bérrel dolgozik — a szóbeli megállapodás nem látszik a rendszerben.
Ha a könyvelési és adóbevallási szolgáltatásunkat veszi igénybe, ezek egy helyen futnak össze, és nem Önnek kell egyeztetnie két szolgáltató között.
Amit a könyvelő nem tud megtenni Ön helyett
Van néhány dolog, amit sokan a könyvelőtől várnak, pedig jogszabály szerint a munkáltató vagy a vállalkozó feladata. Ezeket érdemes tisztázni az elején, mert ellenőrzésnél nem az a kérdés, ki gondolta, hogy a másik intézi.
- A munkaidő-nyilvántartás vezetése. A könyvelő feldolgozza, amit kap — de a nyilvántartás vezetése munkáltatói kötelezettség.
- A bizonylat megléte. Ami nincs, azt nem lehet lekönyvelni. A hiányzó számlát nem a könyvelő tudja pótolni, hanem Ön a partnerénél.
- A döntés arról, mi minősül céges költségnek. A könyvelő megmondja, mi a szabály és mi a kockázat — de a döntés és a felelősség a vállalkozásé.
- A szerződések megléte és tartalma. Munkaszerződés, bérmódosítás, megbízási szerződés — ezek nélkül a könyvelés csak feltételezésekre épülhet.
Ez nem felelősség-áthárítás, hanem munkamegosztás. A könyvelő azért ér annyit, amennyit, mert a szabályokat követi és a következményeket látja előre — de csak azokból az adatokból dolgozhat, amiket megkap.
Ha ez a néhány dolog a helyén van, akkor az együttműködésben már nem az adminisztráció a téma, hanem az, hogyan lehetne kevesebb adót fizetni jogszerűen, és mikor érdemes beruházni. Ez pedig sokkal hasznosabb beszélgetés.
Havi rutin, ami mindkettőnknek jó
Ha ezt a négy pontot beépíti a hónapba, a könyvelés gyakorlatilag magától megy:
| Mikor | Mit |
|---|---|
| Folyamatosan | A számla a helyére kerül, amint megérkezik — bejövő/kimenő, készpénz/utalás szerint |
| Hónap közben | Ami változik — belépés, kilépés, béremelés —, azt aznap jelzi |
| Hónap végén | Jelenléti adatok, szabadságok, táppénzes napok összesítése |
| Átadásnál | A táblázat és a bizonylatok együtt mennek, egy tételként |
Amit ez elkerül: a hónap utolsó napjaiban keresett hiányzó számla, a kétszer könyvelt bizonylat, és a „biztos átadtam” típusú vita.
Gyakori kérdések
Miért baj, ha az utolsó napokban adom át az anyagot?
Mert akkor már nincs idő visszakérdezni. Ha egy számla hiányzik vagy hibás, az így bekerül a bevallásba — és utólag önellenőrzéssel kell javítani, ami többszörös munka.
Muszáj táblázatot vezetnem a számlákról?
Nem kötelező, de érdemes. A táblázat nem a könyvelőnek készül, hanem Önnek: ez a bizonyíték arra, mit adott át és mikor.
Mit tegyek egy elrontott számlával?
Ne dobja ki. Az áthúzott, sztornózott példány is a szigorú számadású nyilvántartás része, és ellenőrzésnél be kell tudni mutatni.
Mit jelentsek, ha még csak tervezem?
Pont azt. A tervezett változásról szólni a legértékesebb információ, mert ott még van választási lehetőség. A megtörtént változásnál már csak az adminisztráció maradt.
Egy jó együttműködésen sokat lehet nyerni — és rontani is: a legtöbb könyvelési probléma nem szakmai hiba, hanem elmaradt információ.
Utolsó frissítés: 2026. szeptember 3.